Pelindo Iii Menjadi Pelopor Bumn Surabaya – PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) (Pelindo III) menandatangani nota kesepahaman (MoU) dan perjanjian kerjasama dengan Arsiap Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menjadi pelopor BUMN penyelenggaran kearsipan di Indonesia. Penandatanganan dilakukan oleh Direktur SDM dan Umum Pelindo III, Toto Heliyanto, bersama Kepala ANRI, Mustari Irawan, dan Kepala Deputy Konservasi ANRI, M. Taufik, pada hari Rabu, 10 Agustus 2016. Kerja sama ini menandai langkah penting dalam pengembangan sistem kearsipan di industri pelabuhanan dengan fokus pada pelaksanaan kebijakan dan praktik manajemen kearsipan yang terstruktur.
Mustari Irawan menjelaskan bahwa kerja sama ini menjadi pilot project pembinaan kearsipan BUMN oleh ANRI dalam beberapa langkah manajemen program dan proyek yang terstruktur. Dengan adanya kerja sama ini, Pelindo III akan menjadi salah satu lembaga yang bergerak aktif dalam mengembangkan sistem kearsipan berbasis kebijakan dan prosedur standar (SOP). Komitmen bersama antara kedua pihak merupakan wujud pembinaan, motivasi, dan kampanye kepedulian terhadap pentingnya arsip sebagai pusat informasi. Ini menjadi tantangan besar bagi Pelindo III untuk mengembangkan arsip dengan lebih terarah dan sistematis, sesuai dengan kebijakan ANRI sebagai lembaga resmi pengelola kearsipan di Indonesia.
Toto Heliyanto mengungkapkan bahwa kerja sama ini memungkinkan Pelindo III untuk mewujudkan insan yang ‘sadar arsip’. Peningkatan kualitas pemahaman dan pengelolaan arsip menjadi prioritas utama bagi tim pelaksanaan kearsipan. Dengan pembinaan ini, anggaran dan sumber daya manusia dalam pelaksanaan kearsipan akan ditingkatkan. Dalam hal ini, pengembangan sistem kearsipan berbasis teknologi informasi dan penyusunan SOP berdasarkan peraturan perundang-undangan adalah hal yang penting dan perlu diimplementasikan. Toto menekankan bahwa Pelindo III akan membentuk dedicated team khusus pembina kearsipan, memperkuat kebutuhan sumber daya manusia kearsipan, dan menyelenggarakan diklat kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Sebelumnya, Pelindo III telah melakukan kerja sama dengan ANRI pada tahun 1996, dan juga pada tahun 2006, dalam penyusunan pedoman kearsipan dan pembenahan arsip. Selain itu, perlu diingat bahwa Pelindo III memperhatikan pemenuhan SIKD pada tahun 2010 dan menggelar lomba kearsipan internal di lingkungan pelatihan. Langkah-langkah tersebut sebelumnya telah menjadi perwujudan dari kerja sama yang terus-menerus dilakukan. Namun, dengan pengembangan dan pengaturan baru yang dibahas pada saat ini, Pelindo III menginginkan perbaikan keberlanjutan dan pengembangan sistem kearsipan secara komprehensif. Kedua pihak juga menilai pentingnya implementasi kebijakan dan SOP berdasarkan ketentuan yang ditetapkan oleh ANRI, serta pembinaan terhadap pegawai dan pemahaman yang mendalam tentang nilai penting arsip dalam pengambilan keputusan manajerial.
Terutama dari kerja sama yang telah dilakukan dan yang sedang berlangsung, Pelindo III menargetkan perbaikan secara berkelanjutan terhadap sistem kearsipan dengan meningkatkan kinerja kearsipan. Kegiatan yang dilakukan secara sistematis oleh Pelindo III akan berdampak terhadap peningkatan keberlanjutan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip. Selain pengembangan SDM, pengembangan teknologi informasi dan pengembangan sistem pengelolaan arsip dapat diapresiasi oleh ANRI sebagai tindakan paling penting. Hal ini akan membuka kemungkinan pelatihan, pengembangan keterampilan, dan pemahaman terhadap pelaksanaan arsip yang terintegrasi. Dalam keberlanjutan sistem dan keberlanjutan pengelolaan, Pelindo III juga menargetkan penerapan pendidikan dan pembinaan karir bagi para pegawai pengelola arsip yang membutuhkan keterampilan yang lebih baik dan terkait dengan peraturan perundang-undangan.
Untuk mengembangkan sistem kearsipan secara berkelanjutan, Pelindo III menunjukkan komitmen terhadap pengembangan sistem kearsipan berbasis teknologi informasi dan pengembangan SOP yang berkelanjutan. Keberlanjutan juga terdiri dari pembinaan terhadap semua staf pengelola arsip, pemahaman terhadap pentingnya arsip, dan pengelolaan data yang dapat menjadi pusat informasi bagi pengambilan keputusan. Dari penggunaan teknologi informasi, Pelindo III juga menargetkan pengembangan peran manajemen dalam peningkatan kualitas data yang dihasilkan. Penyusunan kebijakan dan SOP yang dilakukan oleh Pelindo III, bersama kebijakan dan peraturan perundang-undangan, menunjukkan komitmen dalam pengembangan kearsipan yang tidak hanya terstruktur, tapi juga dapat diandalkan sebagai sumber informasi penting bagi pengambilan keputusan manajerial. Terakhir, Pelindo III berharap mampu menjadi pelopor dalam pembinaan kearsipan BUMN dengan mendorong dan mencapai pengembangan sistem yang lebih terjangkau dan efisien di lingkungan lembaga lainnya.
Terlepas dari penjelasan yang telah dilakukan, Pelindo III diharapkan dapat mewujudkan pendekatan sistematis, terkait dengan pengembangan kearsipan yang berkelanjutan dan dapat diandalkan oleh seluruh anggota. Meningkatnya keberlanjutan pengelolaan arsip di Pelindo III menjadi tantangan besar bagi semua pihak dalam pengembangan sistem kearsipan. Dengan adanya kerja sama yang berkelanjutan dan terbuka terhadap proses pengembangan sistem kearsipan, Pelindo III berharap dapat menjadi model yang dapat dijadikan contoh bagi semua BUMN lainnya. Penambahan sistem dan SDM yang terstruktur dapat meningkatkan efisiensi dan keterbukaan sistem kearsipan di lingkungan pelabuhanan di Indonesia. Ini juga membuka jalan bagi pengembangan sistem dan layanan kearsipan yang lebih terjamin secara teknis, keterbukaan, dan keberlanjutan secara keseluruhan. Penyusunan kebijakan dan SOP yang ditetapkan oleh ANRI, dapat diimplementasikan dan diperluas terus menerus dalam pengembangan arsip yang terstruktur di lingkungan BUMN Indonesia.
Implementasi langkah-langkah ini merupakan langkah awal dalam pengembangan sistem kearsipan yang lebih terstruktur, terdokumentasi, dan berkelanjutan. Dengan adanya peningkatan terhadap keberlanjutan dan pengembangan SDM, Pelindo III diharapkan dapat menjadi salah satu pusat kearsipan yang menjadi bahan pengajaran bagi lembaga-lembaga lainnya di Indonesia. Dari pengembangan sistem dan pembinaan terhadap pelaksanaan kearsipan, Pelindo III berharap dapat memberikan kontribusi yang besar bagi sistem kearsipan secara keseluruhan, termasuk pengembangan sistem pengelolaan arsip yang lebih terbuka dan berkelanjutan. Penambahan keberlanjutan pengelolaan arsip, terutama dalam pengembangan sistem pengelolaan dan pembinaan SDM, dapat mengembangkan sistem yang lebih efisien dan terbuka bagi semua pihak di Indonesia. Dengan pengembangan sistem ini, maka arsip tidak hanya menjadi aset data yang digunakan, tetapi juga menjadi sumber informasi penting bagi pengambilan keputusan dalam bidang manajemen dan pengembangan industri pelabuhanan di Indonesia. Langkah berikutnya akan dilakukan oleh Pelindo III dan ANRI dalam mengembangkan kerjasama tersebut secara lebih luas dan terus-menerus dalam pengembangan sistem kearsipan yang terstruktur dan berkelanjutan di Indonesia.
